- Determine un marco de tiempo y un cronograma
- Asignar tareas y configurar un comité de movimiento si es necesario
- Establecer un plan de comunicaciones internas y externas
- Contratar Mudanzas
- Contratar Empacadores Profesionales
- Crear un nuevo plano y distribución de la oficina
- Hable con sus proveedores actuales
- Mantenga a los empleados actualizados e informados
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Prepararse para trasladar una oficina o negocio puede ser mucho más complicado que trasladar una casa. Prepararse es clave y asegurarse de que todo en su lista esté completo es esencial. Utilice esta lista de verificación rápida como guía para mantener su empresa en marcha.
Determine un marco de tiempo y un cronograma
Lo primero que debe hacer es determinar su marco de tiempo. Establezca la fecha en la que todas las cosas deben estar fuera del espacio de la oficina, que es la fecha final de su mudanza. Probablemente necesitará unos días para mudarse, dependiendo de cuántas cosas tenga que mover. Trabaje hacia atrás desde la fecha de mudanza y haga una lista de todas las cosas que necesita hacer antes de que lleguen los camiones.
Asignar tareas y configurar un comité de movimiento si es necesario
Es una buena idea involucrar al personal en la mudanza desde el principio. Un comité de mudanzas no solo puede ayudarlo a organizar y planificar la mudanza, sino que también puede ayudar a facilitar la transición para el resto del personal. Haga que el comité revise todas las tareas y asigne roles según sea necesario. A medida que avanza el movimiento, es probable que deba agregar tareas a la lista y asegurarse de asignar tareas también; hay demasiado para hacerlo todo usted mismo.
Establecer un plan de comunicaciones internas y externas
Un plan de comunicaciones internas garantizará que los empleados estén informados sobre los planes de mudanza, mientras que un plan externo mantendrá a sus clientes y proveedores actualizados sobre sus actividades comerciales durante la mudanza para que pueda mantener su negocio en funcionamiento durante la transición.
Contratar Mudanzas
Como cualquier movimiento, contratar buenos motores lleva tiempo y debe ser una de las primeras tareas de su lista. Haga que un miembro del personal desarrolle una lista de al menos cinco compañías de mudanzas, luego asegúrese de investigarlas a fondo antes de contratar. Determine el presupuesto, obtenga cotizaciones y compare los servicios entre las empresas de mudanzas para decidir cuál contratar.
Contratar Empacadores Profesionales
Si su presupuesto de mudanza puede respaldar la contratación de empacadores profesionales, hágalo. Esto evitará que usted y sus empleados tengan que empacar áreas de la oficina que son comunes y, a menudo, los espacios más difíciles de empacar y mover. Se puede pedir a los empleados que empaquen sus escritorios u oficinas, ya que también brinda la oportunidad al personal de limpiar sus espacios y deshacerse de las cosas que no necesitan mover.
Crear un nuevo plano y distribución de la oficina
Aquí es donde su comité de mudanzas será realmente útil. Siempre es difícil mudarse a un nuevo espacio, pero cuando tienes que averiguar a dónde van todo y todos, eso lleva mucho tiempo. Asegúrese de saber dónde se colocará cada mueble y dónde se sentará cada empleado. Cuanto más detallado sea el plan, mejor.
Hable con sus proveedores actuales
Mover una empresa puede significar cambiar de proveedor de servicios. Verifique sus contratos y luego decida si se quedará con sus proveedores actuales o si considerará cambiar. Deberá determinar qué requerirá el nuevo espacio en términos de líneas telefónicas e infraestructura de red. Hable con su nuevo propietario y proveedores para asegurarse de saber qué necesita el nuevo espacio para que no haya una brecha en el servicio. Para cualquier equipo que esté alquilando, comuníquese con el distribuidor para notificarle sobre la mudanza y cuál es la mejor manera de llevar su equipo a la nueva ubicación.
Mantenga a los empleados actualizados e informados
Una mudanza puede resultar difícil para los empleados. Puede significar un cambio en la forma en que viajan y si su viaje es ahora más largo que antes de la mudanza. Si se muda a un espacio más pequeño, el personal debe saber cómo se asignarán las oficinas y cómo se verá su nuevo espacio. Los empleados deben estar informados en cada paso del proceso. Intente mantener un horario de mudanzas en el tablón de anuncios de la cocina u otro espacio común para que las personas puedan ver cómo están progresando las cosas y qué se espera de ellos como empleados.
