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La mayoría de las organizaciones que tienen más de un puñado de personas necesitan tener una estrategia de comunicación sólida para las comunicaciones internas y externas. Ya se trate de notificaciones sobre cambios de políticas, procedimientos diarios o cualquier cosa bajo el sol, los empleados deben saber cosas importantes.
Esto también incluye desarrollar un plan para una mudanza de oficina y desarrollar una lista de verificación de mudanza.
Si bien puede pensar que hay tantos pasos para planificar una mudanza de oficina que no tiene tiempo ni para considerar las comunicaciones, realmente necesita tomar uno o dos días para crear una estrategia firme que mantendrá al tanto tanto a los empleados como a sus clientes. de los próximos cambios.
Lo que es más importante, desea mantener a sus empleados directamente involucrados en la mudanza, ya que probablemente serán los más afectados por la mudanza.
Mensajes internos clave
Los mensajes clave deben incluir el tiempo, el embalaje, los cierres de oficinas, la nueva distribución de la oficina y los detalles sobre la nueva ubicación.
- Cronología: Asegúrese de enumerar todos los pasos clave de la mudanza para que todos sepan qué esperar y cuándo.
- Instrucciones de empaque: Brinde al personal instrucciones sobre cómo empacar sus oficinas o cubículos para la mudanza. Esto debe incluir dónde obtener los materiales de embalaje, de qué son responsables del embalaje y los plazos.
- Aviso anticipado de cualquier cierre de oficinas: Durante la mudanza, es posible que deba cerrar la oficina para permitir el embalaje final y el traslado del equipo y el mobiliario de oficina. Asegúrese de que su personal conozca estas fechas y si el negocio continuará durante la mudanza y cómo esto afectará su horario de trabajo y su carga de trabajo.
- Nuevo plan de oficina: El personal querrá saber desde el principio cómo será el nuevo espacio y cómo se organizarán las oficinas. ¿Seguirán teniendo su propio espacio o estarán ahora en un cubículo o en un plano de planta abierto? Asegúrese de crear una forma de informar al personal sobre cómo podría cambiar su espacio de trabajo.
- Las nuevas opciones de ubicación, estacionamiento y viajes cotidianos: Brinde al personal toda la información que necesitan sobre la nueva ubicación para que puedan preparar el transporte al nuevo espacio.
Formas de comunicar objetivos al personal
La forma de entregar el mensaje debe decidirse por el tipo de mensaje que sea. Por ejemplo, la línea de tiempo podría entregarse fácilmente a través de la intranet de su empresa; mientras que los cierres de oficinas se pueden presentar mejor en una reunión de personal para garantizar que se puedan formular y responder preguntas.
- Intranet: Para aquellas empresas u organizaciones que tienen una intranet, esta suele ser la mejor plataforma para la mayoría de los mensajes. Permite actualizaciones fáciles de archivos e información que pueden llegar a todos los empleados.
- Reuniones presenciales: No importa cuál sea el mensaje, las reuniones del personal son un buen lugar para hacer anuncios y brindar al personal la oportunidad de tener una discusión completa. También puede utilizar el tiempo de la reunión para revisar cómo se comunicará la información para que el personal sepa que se mantendrá informado.
- Correo electrónico: Si bien el correo electrónico es fácil, no siempre es la mejor manera de transmitir información. No desea enviar tantos correos electrónicos que las personas no puedan encontrar la información cuando la necesitan. Si usa el correo electrónico, asegúrese de usarlo solo para que las personas sepan dónde pueden obtener la información.
- Carpetas comunes: Si no tiene una intranet, cree una carpeta común en una unidad de red a la que todos puedan acceder.
- Tablón de anuncios: Puede utilizar un espacio físico para publicar información. Las personas pueden consultarlo con frecuencia y también proporciona un lugar donde las personas pueden reunirse y discutir sus inquietudes.
