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Mover una oficina es complicado. Con tantas cosas que hacer, es fácil pasar por alto tareas más pequeñas pero vitales. Para mantener su oficina en movimiento, asegúrese de tener una lista de verificación de tareas esenciales para ayudar a su oficina a mudarse y use la siguiente guía de lista de verificación que garantizará que no quede nada sin hacer.
Clientes y Clientes
Es una buena idea informar a su base de clientes sobre la mudanza primero, preferiblemente al menos un mes antes de que ocurra la mudanza. Proporcione información sobre la nueva ubicación, ya sea enviando una carta formal o un correo electrónico con un mapa adjunto o adjunto a todos en la base de datos de su empresa. O, en el caso de una tienda minorista, coloque un mapa y un letrero de notificación en la puerta principal y proporcione un pequeño volante con cada compra. Publique la información en su página web con instrucciones fáciles de seguir y cualquier detalle que mantenga a sus clientes regresando; esto podría incluir una venta de “mudanza” o una fiesta de inauguración oficial.
También debe informar a sus clientes si cerrará durante la mudanza o si reducirá sus horas; este será un aviso crítico para garantizar que los clientes no se sientan frustrados si su puerta está cerrada. Saber de antemano cuándo estará abierto al público le ahorrará muchas llamadas telefónicas de sus clientes y evitará que acudan a su competidor en busca de servicio. En otras palabras, informe a sus clientes sobre su plan para atenderlos durante la transición.
Proveedores de servicios, proveedores y agencias gubernamentales
Notifique a los servicios y proveedores que su empresa utiliza con regularidad. Puede incluir una empresa de impresión, mensajería, tienda de suministros de oficina o proveedor de servicios de Internet.
Bancos y Seguros
Los bancos requerirán una notificación anticipada; deberá cambiar la dirección en los cheques de la compañía, luego hacer que los cheques se impriman y notificar a las compañías de tarjetas de crédito y cualquier otra institución financiera o proveedor de servicios. Puede decidir que su empresa se beneficiaría de la transferencia de cuentas comerciales de un banco a otro o de una sucursal a otra; hable con su representante bancario sobre los servicios disponibles en la nueva ubicación / vecindario.
Las compañías de seguros también deben ser notificadas con anticipación. Deberán evaluar el nuevo espacio y proporcionarle una nueva estimación, si corresponde. Este es un buen momento para hablar con su aseguradora sobre el seguro de mudanza y lo que necesitará para asegurarse de que su oficina esté protegida.
Cambiar los mensajes telefónicos entrantes
Además de actualizar la información de la empresa y los materiales de marketing, existen otras formas de asegurarse de que el público se entere del próximo movimiento. Agregue una notificación al contestador automático / servicio de correo de voz que indique la fecha de la mudanza, adónde se mudará y cómo esto podría afectar el servicio. Asegúrese de proporcionar información de contacto para aquellos clientes que puedan tener inquietudes específicas.
Haga que los empleados también cambien la línea de correo de voz de la oficina directa con información sobre la marcha y la nueva dirección. Nuevamente, es una manera fácil de recordarles a los contactos el cambio e informar a aquellos que no están en la base de datos de contactos del cambio.
Cambie su línea de firma
Agregar un aviso en la línea de firma de correo electrónico para todos los empleados asegura que cada correo electrónico que se envíe recordará al receptor el próximo movimiento. Esta es una excelente manera de llegar a las personas que no están en la lista de contactos de la empresa.
Sello de correspondencia saliente
Compre un sello rojo que diga "Anote la nueva dirección"; estos sellos generalmente se pueden comprar en una tienda de suministros de oficina. Selle los membretes actualizados para asegurarse de que los destinatarios estén al tanto del cambio de dirección. Tenga en cuenta que este paso de notificación puede no ser aplicable hasta después de que se complete la mudanza.
Teléfono
Esta debe ser la primera empresa de servicios públicos con la que se comunique sobre su mudanza: desea asegurarse de que su negocio permanezca abierto durante la mudanza o que haya la menor interrupción posible. Informe a la compañía telefónica cuándo es la mudanza y solicite que los teléfonos estén instalados y listos para operar en la nueva ubicación el día antes de la fecha de la mudanza. Esto asegura que el sistema esté en funcionamiento el primer día en la nueva ubicación.
Pídale a la empresa que configure un sistema de desvío de llamadas efectivo el día de su mudanza. Si su empresa está cambiando los números de teléfono, solicite que se agregue un aviso a su número anterior para informar a las personas que llaman del cambio de número de teléfono. Una vez que se haya mudado, es una buena idea llamar a su número anterior para asegurarse de que el servicio esté en su lugar. Además, asegúrese de que su nuevo número y dirección comercial estén actualizados en la siguiente guía telefónica y directorio.
Cuentas de correos, correo electrónico y redes sociales
Notifique a la oficina de correos de su mudanza y haga arreglos para que el correo se reenvíe durante unos meses después de la mudanza. Como se señaló anteriormente, agregue un aviso de mudanza a las líneas de firma de los empleados antes de la mudanza y también después de la mudanza; Después del movimiento, la firma debe pedirle al destinatario que anote el cambio de dirección y la información de contacto. Las empresas de mensajería regulares que recogen y entregan paquetes en su oficina también deben ser notificadas sobre el cambio de dirección y cualquier cambio en los servicios.
