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Los montones de papel son una molestia y la gestión de un sistema de archivo en casa puede ser una lata. Sin embargo, debe conservar algunos documentos porque nunca sabe cuándo los necesitará.
¿Cuánto tiempo necesita conservar sus impuestos, recibos, extractos bancarios y otros documentos importantes? Cada tipo de documento es diferente, así que guarde todo su papeleo el tiempo suficiente antes de encender la trituradora, incluso si cree que ha terminado con ellos.
Mantener un sistema de archivo en casa viable
Una clave para crear un sistema de archivo en casa que funcione es comenzar a reducir la cantidad de papel que recibe. Realmente puede reducir la cantidad de papel que tendrá que triturar o archivar. Esto significa deshacerse del correo basura, registrarse para recibir facturas electrónicas y no aceptar volantes, cupones que nunca usará, catálogos que nunca leerá u otros artículos efímeros que sienta que necesita conservar cuando lo sepa. realmente no lo hago.
Si deja que esta etapa de clasificación previa se salga de control, es posible que realmente comience a luchar con el desorden de papeles. Incluso puede llegar al punto en el que sienta que lo está acumulando. En estos casos, puede ser muy útil comunicarse con un profesional que pueda guiarlo a través del proceso de limpieza.
El segundo paso es asegurarse de tener un buen sistema de administración de correo. Cuanto más eficientemente maneje el correo cuando llega, con menos frecuencia tendrá que hacer una gran sesión de archivo, trituración y reciclaje.
Configurar un sistema electrónico
Deshacerse de su archivo en papel mediante la configuración de un sistema de archivo electrónico le ahorrará espacio y le eliminará el desorden de papel. Un sistema de archivo electrónico tiene mucho sentido porque es más fácil que nunca.
Para comenzar, necesita un escáner y un lugar para almacenar sus archivos: un sistema de carpetas en una computadora y una copia de seguridad en la nube, así como un disco duro externo. Cuantas más copias de seguridad tenga, en casa y fuera del sitio, más preparado estará para deshacerse del montón de papeleo sin preocuparse por perder algo importante.
Configure carpetas generales para diferentes tipos de documentos (p. Ej., Hogar, impuestos, automóvil, certificados de nacimiento, etc.) No necesita ser demasiado preciso al almacenar los documentos, ya que los sistemas de archivo electrónico permiten búsquedas.
Luego, escanee cada documento y guárdelo en una carpeta de acuerdo con el contenido. Asigne a cada uno un nombre de archivo único para describirlo para que se pueda encontrar rápidamente a través de la función de búsqueda de su computadora. Además, agregar la fecha al final del nombre del archivo puede ayudarlo a distinguir el mismo tipo de documento de diferentes períodos de tiempo. Por ejemplo, en lugar de llamar a su factura de servicios públicos utilitystatement.pdf, asígnele el nombre utilitystatement-Feb2019.pdf.
También hay varias aplicaciones disponibles que pueden ayudarlo a registrar y almacenar rápidamente una variedad de documentos. Muchos se pueden administrar a través de su teléfono inteligente o tableta, por lo que puede deshacerse del papeleo (especialmente los recibos) cuando no se encuentra cerca de la computadora de su hogar.
Conservar copias
Para sus documentos más importantes, los expertos recomiendan conservar varias copias. Eso puede significar mantener una copia en su almacenamiento en la nube y otra en un disco duro. También podría significar guardar una copia en su archivo electrónico y una copia impresa en una caja fuerte a prueba de fuego.
Documentos para almacenar para siempre
Varios documentos deben almacenarse para siempre. Estos son los más importantes que puede necesitar en cualquier momento en el futuro por una variedad de razones. Asegurarse de que se guarden en un lugar seguro y de que una copia sea segura le ahorrará mucho tiempo cuando sea necesario.
- Expedientes académicos: diplomas, expedientes académicos y cualquier trabajo de carpeta que pueda utilizarse en el futuro al solicitar un empleo.
- Documentos de adopción
- Certificados de bautismo
- Certificados de nacimiento
- Certificados de defunción: pueden ser necesarios para fines fiscales
- Licencias de conducir
- Registros de empleo: cláusulas, acuerdos, expedientes disciplinarios y revisiones de desempeño.
- Certificados de matrimonio
- Registros médicos
- Registros militares
- Pasaportes
- Registros de jubilaciones y pensiones
- Tarjetas de seguro social
- Testamentos
Documentos para almacenar durante un cierto período de tiempo
Imagínese tener toda una vida de extractos bancarios y facturas amontonadas en su escritorio. Incluso después de solo una década, esa pila probablemente sería escandalosamente grande. Hay muchos tipos de documentos, principalmente financieros, que debe conservar durante un cierto período de tiempo, pero no es necesario que los guarde para siempre. Es posible que deba hacer referencia a ellos mensualmente o semanalmente durante un tiempo, luego se convierten en otra hoja de papel que crea desorden.
La parte complicada es saber cuándo puede deshacerse de este tipo de registros. No hay una buena respuesta para todo, pero se recomiendan pautas basadas en lo que es:
- Facturas de tarjetas de crédito: triture inmediatamente cuando las pague.
- Extractos bancarios: un mes
- Facturas: Un año para cualquier impuesto o garantía relacionada; todas las demás facturas deben ser trituradas tan pronto como se hayan pagado.
- Cheques de pago y talones de pago: Un año o hasta que reciba su estado de cuenta W-2 para ese año fiscal.
- Registros de inversión: siete años después de haber cerrado la cuenta o vendido el valor.
- Documentos fiscales: siete años, incluida su presentación y todos los documentos adjuntos, como formularios W-2 y recibos
- Recibos de venta: consérvelos durante la vigencia de la garantía para compras importantes, como electrodomésticos y productos electrónicos. Para cosas como comestibles y ropa, solo guarde el recibo hasta que sepa que no será necesario para devolver la mercancía.
- Contratos de arrendamiento: Conserve hasta que se haya mudado y haya recibido su depósito del propietario.
- Recibos de mejoras para el hogar: Guárdelos hasta que se venda la casa.
- Registros del vehículo: Guárdelos hasta que se venda el bote, el automóvil o la motocicleta.
Cómo deshacerse de documentos
Triturar documentos es la principal forma de protegerse del robo de identidad. Como regla general, hay ciertos documentos que absolutamente deben ser triturados. Esto incluye todo lo que tenga números de cuenta, fechas de nacimiento, apellidos de soltera, contraseñas y PIN, firmas y números de seguro social.
Si los documentos aún están "activos", debe conservarlos como referencia, colóquelos en el sistema de archivo de su hogar por tema. Solo tritúrelos cuando ya no estén en uso.
Qué documentos triturar
Cuando haya terminado con estos documentos y ya no los necesite, siéntase libre de triturarlos:
- Recibos de cajeros automáticos
- Estados de cuenta bancarios
- Copias de actas de nacimiento
- Cheques cancelados y anulados
- Facturas de tarjetas de crédito
- Informes de crédito
- Licencias de conducir (vencidas)
- Documentos de empleo que tengan alguna información de identificación.
- Pasaportes y visas vencidos
- Números de cuenta de inversiones
- Documentos legales
- Transacciones de inversión, acciones y propiedades
- Artículos con firma (arrendamientos, contratos, cartas, etc.)
- Etiquetas de equipaje
- Registros médicos y dentales
- Papeles con número de seguro social
- Contraseñas o números PIN
- Talones de pago
- Solicitudes de tarjetas de crédito preaprobadas
- Recibos con números de cuentas corrientes, números de tarjetas de crédito o cualquier otra información de identificación
- Formularios de impuesto
- Transcripciones con información de identificación
- Itinerarios de viaje
- Billetes de avión usados
- Facturas de servicios públicos (teléfono, gas, luz, agua, televisión por cable, internet, etc.)
Todo lo demás, como el papeleo, se puede reciclar. Asegúrese de tener un sistema de archivo flexible configurado para que pueda mantener estos documentos bajo control. También es una buena idea adquirir el hábito de revisar los documentos almacenados con regularidad. Intente hacer esto cuando pague facturas, declare sus impuestos o se encargue de una tarea recurrente similar para que no se olvide y su papeleo se salga de control.
