Cómo priorizar sus tareas

Casi todo el mundo siente que tiene mucho que hacer y muy poco tiempo para hacerlo. Cuando su lista de tareas esté llena, ¿cómo sabe qué tarea completar primero? Ese sentimiento de abrumador proviene de la incapacidad de priorizar todas esas tareas aparentemente urgentes. Si siente que su lista de tareas pendientes se hace cada vez más larga y ni siquiera sabe por dónde empezar, aquí le mostramos cómo identificar, evaluar y priorizar sus tareas.

1. Hacer una lista

   Antes de intentar ordenar sus obligaciones en orden de importancia, tómese el tiempo para compilar una lista completa de todo lo que necesita o desea lograr. Divida su lista en secciones para diferentes tipos de tareas. Estas categorías podrían incluir:

   • Tareas diarias o semanales: Estas “tareas pendientes” mundanas pueden ser personales, como la planificación de comidas y la compra de comestibles, o relacionadas con el trabajo, como una reunión de equipo semanal. Si ya sigue una rutina diaria, estará familiarizado con estas tareas; si no es así, es un buen momento para crear uno. Lo que incluya puede variar: algunas personas no necesitarán recordarse a sí mismas que deben consultar el correo electrónico o comprar alimentos, pero otras apreciarán los recordatorios estructurados para realizar ciertas acciones en ciertos momentos o en ciertos días.
   • Tareas con plazos: Estos deben realizarse antes de una fecha específica y requieren una preparación previa. Por ejemplo, un trabajo escolar que debe entregarse en tres semanas o una fiesta que está planeando para seis meses a partir de ahora. Este tipo de tareas o proyectos se pueden dividir posteriormente en componentes más pequeños. Por ejemplo, la tarea de escribir un artículo puede dividirse en leer los libros relevantes, organizar sus notas, escribir un esquema, escribir el primer borrador, etc.
   • Tareas recurrentes: Estos no ocurren con una frecuencia diaria o semanal, pero tampoco son proyectos únicos. Las tareas recurrentes podrían incluir citas con el dentista o presentar sus impuestos estimados trimestrales.
   • Tareas necesarias automotivadas: Estas son tareas o proyectos que sabes que tienes que hacer, pero nadie te va a obligar. Rara vez, si es que alguna vez, tienen un límite de tiempo incorporado. Pueden incluir mejorar el sitio web de su pequeña empresa o encontrar un nuevo proveedor de atención primaria.
   • Tareas innecesarias y automotivadas: Estas son las actividades más agradables que, sin embargo, tienden a quedar en el camino a medida que otras tareas más obviamente necesarias las desplazan. Piense en leer por placer o dedicarse a sus pasatiempos.
   • Tareas de "algún día": Estas tareas están al final de su lista de tareas pendientes o en el fondo de su mente, pero por lo general no es necesario que las haga pronto; por ejemplo, pinta tus radiadores.

   Nota: cómo crea físicamente esta lista, ya sea en una hoja de papel, en un planificador, en una aplicación, usando un calendario en línea, o de otra manera, importa menos que asegurarse de elegir un método que funcione para usted y que usted ' lo usaré.

2. Organiza tu lista

   Una vez que haya enumerado todo lo que debe hacerse, puede averiguar qué hacer primero. Todas las tareas se pueden clasificar en una de cuatro categorías:

   1. Tareas urgentes e importantes, o tareas "obligatorias", que deben realizarse primero.
   2. Tareas urgentes pero no importantes, que, si es posible, se pueden delegar. Si no es posible delegar, su horario debe incluir suficiente flexibilidad y tiempo adicional para acomodarlos cuando surjan.
   3. Tareas importantes pero no urgentes, que deben planificarse con mucha antelación para que no se conviertan en urgentes.
   4. Tareas que no son importantes ni urgentes y que potencialmente pueden eliminarse. Sin embargo, si los disfruta, debe incluirlos en su horario para que no se vean desplazados por obligaciones más exigentes.

   Consejo

   Limite sus tareas diarias obligatorias a tres como máximo. El día también puede incluir tareas más pequeñas que son más rutinarias o de menor importancia o urgencia, pero la carga de tareas importantes puede generar estrés y decepción.

3. Evalúe el valor de cada tarea

   Puede juzgar el valor de una tarea de varias formas. Por ejemplo, considere si otras personas se ven afectadas y qué tan importantes son esas personas para usted: la aprobación de su jefe o el bienestar de sus hijos son probablemente más importantes que, digamos, las opiniones de un grupo de extraños a los que accedió a unirse. en una reunión. Sin embargo, recuerde que las prioridades pueden cambiar: si su jefe necesita que haga algo ahora, su primera prioridad anterior probablemente se reducirá a la segunda.

   También puede asignar un alto valor a las tareas que considera que dan sus frutos a largo plazo o que simplemente encuentran gratificantes. Una referencia que probablemente encontrará cuando lea sobre la priorización de tareas es la regla 80-20, o Principio de Pareto, que establece que el 80 por ciento de los efectos provienen del 20 por ciento de las causas. Este es un buen recordatorio para identificar en qué dedica realmente su tiempo y cuáles de sus esfuerzos están dando sus frutos.

4. Permitir flexibilidad

   Un horario de funcionamiento permite cambios y reconoce las limitaciones de tiempo. Sea realista al priorizar y planificar sus días. En caso de duda, sobreestime el tiempo que tomará una tarea determinada. Si vencen dos tareas al mismo tiempo, elegir con cuál comenzar depende de cómo trabaje mejor. Algunas personas prefieren dejar de lado la tarea más simple para concentrarse en la más compleja; otros se sentirán tranquilos si comienzan primero con la tarea más difícil y terminan parte o todo antes de seguir adelante. Recuerde que no tiene que asumir una tarea o proyecto de principio a fin antes de pasar al siguiente, a menos que, por supuesto, descubra que trabajar de esa manera aumenta su productividad.

5. Tareas por lotes

   La agrupación de tareas es una de las formas más eficientes de realizar esas tareas repetitivas y molestas. "Agrupar por lotes" se refiere a trabajar en el mismo tipo de tarea continuamente, como pagar todas sus facturas a la vez o abrir todo su correo una vez a la semana, antes de cambiar a otra tarea.

   Para lotes, identifique las tareas que realiza una y otra vez y luego configure un flujo de trabajo simple para que lo sigan. Luego, aborda esas tareas al mismo tiempo utilizando ese flujo de trabajo. El procesamiento por lotes le permite entrar en un ritmo haciendo la misma tarea una y otra vez, por lo que no tiene que perder el tiempo averiguando las instrucciones o lo que debe hacer a continuación.

6. Elimine tareas cuando sea posible

   Una vez que haya enumerado todas sus tareas y las haya ordenado de la más importante a la menos importante, quedará claro qué tareas están al final de la lista. A veces, es posible que pueda delegar las tareas a otra persona. Si eso no es posible, decida si programar un horario para ellos o eliminarlos.

   Es posible que tenga tareas en su lista que no tiene que hacer o que ni siquiera quiere hacer, pero se sintió presionado a agregar en algún momento de su agenda, como ir al gimnasio o asistir a una reunión del club de lectura. . Si alivia la presión de su vida, estos pueden eliminarse por completo.

   Finalmente, es posible que simplemente tenga demasiado que hacer. Si no puede hacer todo, evalúe su carga de trabajo para determinar si solo necesita más práctica en la priorización o si tiene que decirle a alguien que ya no puede seguir haciendo una determinada tarea.