Aprender a administrar su correo es una tarea organizativa sorprendentemente abrumadora. No se puede simplemente organizar el correo visualmente; tienes que leer y tocar todos los documentos para archivarlos o descartarlos. Dicho esto, la mejor manera de comenzar es saltar y hacerlo ahora.
A continuación, se ofrecen algunos consejos útiles sobre cómo organizar el correo.
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Tira la basura
Reduzca la cantidad de correo que recibe deteniendo la afluencia de correo basura.
Darse de baja de todos los catálogos, sí, de todos. Puede encontrar fácilmente su contenido en línea. La mayoría tiene letra pequeña con instrucciones para cancelar la suscripción, o puede hacerlo en línea. Reducir la cantidad de correo basura que recibe reducirá la cantidad de tiempo que dedica a administrar su correo. También es bueno para el medio ambiente.
Después de darse de baja de todo, su buzón estará felizmente libre de correo basura por un tiempo, pero lentamente comenzará a acumularse nuevamente. Continúe eliminándose de las listas de correo de forma continua o reserve un tiempo cada seis meses aproximadamente para eliminar su nombre de las listas a las que ha sido agregado.
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Programar tiempo de organización
La mayoría de las personas revisan el correo mientras entran por la puerta después del trabajo y, a menudo, se detienen en el medio para guardar su abrigo o prestar atención a lo que hay para cenar. Resista la tentación de administrar el correo hasta que tenga el tiempo y la atención para dedicarle a esta tarea.
Si clasifica en su camino en la puerta, por ejemplo, es probable que no esté preparado para administrar su correo en ese momento. Necesita las herramientas adecuadas y la atención para decidir cómo usar o descartar cada pieza.
Además, nunca toque una hoja de papel más de una vez si no es necesario. Esto es lo que hace que la gestión del papel sea tan agotadora: tienes que leerlo cada vez que lo recoges. Espere hasta que esté listo para administrar y descartar.
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Utilice las herramientas adecuadas
Tenga a mano las herramientas adecuadas (una trituradora, un contenedor de reciclaje, un sistema de archivo y un calendario) para desechar, reciclar o responder a su correo.
No tenga la trituradora y el contenedor de reciclaje en habitaciones separadas. Deben estar a su lado mientras trabaja para que pueda actuar de inmediato. De esta manera, no tendrá montones de papel esperando a ser reciclados y triturados por toda la casa.
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Establecer un sistema
Hay tres juegos finales para cada correo.
Tomar acción con correo que necesita atención ahora o eventualmente. Divídalo en otras categorías, como archivo, respuesta o acción inmediata.
Reciclar correo basura que no tiene ningún valor para usted y no contiene información de identificación más allá de su nombre.
Desgarrar cualquier correo que tenga información de identificación más allá de su nombre y dirección. Esto incluiría números de seguro social, fechas de nacimiento, ofertas de tarjetas de crédito y más.
Continúe con 5 de 5 a continuación. - 05 de 05
Quédate con el sistema
Ahora que tiene un sistema inactivo, debe mantenerlo. Si no tiene tiempo todos los días para dedicarlo a clasificar su correo, colóquelo en una bandeja de entrada en su escritorio, cerca de la entrada o en un rincón de la encimera de su cocina. Planifique dedicar tiempo una o dos veces a la semana para clasificar cada pieza de correo para no perderse nada importante.
