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Descripción general
- Tiempo de trabajo: 2 - 12 hrs.
- Nivel de habilidad: principiante
La gestión de documentos importantes y el desorden de papel puede ser una lucha. Por lo tanto, es crucial configurar un sistema de archivo funcional en el hogar que realmente utilizará. Su sistema de archivo debe tener en cuenta todos los diferentes tipos de papeleo que tiene, y debe estar al tanto de deshacerse de los papeles que no necesita para agilizar el almacenamiento.
Este proyecto le ayudará con la configuración inicial de su sistema de archivo doméstico. Los pasos son fáciles de seguir, aunque el tiempo que le dedique puede variar mucho según la cantidad de papeleo que necesite clasificar y organizar. Pero si pone el esfuerzo inicial, debería terminar con un sistema de archivo que funcione a la perfección para usted.
Los 6 tipos de desorden más comunes en tu hogar
Lo que necesitarás
Herramientas de equipamiento
- Tacho de reciclaje
- Desfibradora
- Rotuladora o utensilio de escritura
Materiales
- Carpetas de archivos
- Archivador, archivador u otro espacio de almacenamiento para carpetas de archivos
- Caja ignífuga o caja fuerte (opcional)
- Carpeta (opcional)
- Bandeja de entrada (opcional)
Instrucciones
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Reúna todos sus documentos en un solo lugar
El primer paso para configurar un sistema de archivo en el hogar es acorralar todo su papeleo en el mismo espacio, para que pueda clasificarlo. Además de tomar los papeles de lugares obvios, como los cajones de su escritorio y los archivadores, haga un barrido del resto de su hogar para asegurarse de haber contado todo.
Verifique los lugares comunes donde se puede acumular el papeleo, como el mostrador de la cocina o dentro de una bolsa de trabajo. Llévelo todo a un lugar donde tenga mucho espacio para esparcirse. Clasificar los papeles en el suelo o en una mesa grande puede resultar eficaz.
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Separe sus artículos en 5 categorías
Ahora es el momento de ordenar todo su papeleo. Cada documento entrará en una de estas cinco categorías: acción, archivo, hogar, reciclaje y trituración. Esto es lo que debe incluir en cada una de estas categorías:
- Acción: Estos son los papeles sobre los que debe tomar medidas y luego desecharlos. No los confunda con los documentos que pertenecen a la categoría de hogar. Los documentos del hogar se archivan de forma permanente; Los archivos de acción se utilizan una vez y luego se descartan. Los ejemplos incluyen invitaciones, multas de estacionamiento, recordatorios de citas, tareas y facturas.
- Archivo: Esta categoría incluye documentos a los que debe aferrarse, pero no necesita hacer referencia más de una o dos veces al año. Algunos ejemplos son declaraciones de impuestos, registros médicos, registros académicos, escrituras, arrendamientos, garantías y contratos.
- Familiar: Estos son papeles que usa para mantener su casa (y su vida) funcionando. Los ejemplos incluyen cupones, recetas, manuales de usuario, recibos de impuestos de este año y documentos para próximos viajes.
- Reciclar: Estos son documentos que no pertenecen a ninguna de las categorías anteriores y no contienen información personal. Los ejemplos incluyen correo basura, periódicos, revistas, tareas viejas que no necesita y sobres usados.
- Desgarrar: Esta categoría incluye artículos que no se incluyen en las tres primeras categorías, pero que contienen información de identificación personal. Algunos ejemplos son ofertas de tarjetas de crédito, extractos bancarios antiguos y facturas.
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Deseche los documentos que no necesita
Ahora que ha dividido su papeleo en cinco categorías, puede despejar un poco de espacio descartando los papeles que no necesita. Primero saque la pila de reciclaje, ya que esto debería ser fácil y solo implica que lo deje caer en un contenedor de reciclaje. A continuación, triture los documentos confidenciales de los que se deshaga. Cuando haya terminado, solo debe dejar los documentos que necesita presentar frente a usted.
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Organizar el archivo de almacenamiento
Primero, aborde el montón de papeleo del archivo. Esta pila puede incluir documentos muy importantes, como su pasaporte o tarjeta de seguro social. Por eso es ideal guardar estos papeles en una caja ignífuga o en una caja fuerte para protegerlos.
Divida su pila de archivos en subcategorías para una organización más eficiente, como documentos académicos, de automóvil, de empleo, financieros, de salud, de seguros, de identificación personal y de bienes raíces. Utilice una carpeta de archivos etiquetada para cada una de sus subcategorías. Luego, coloque esas carpetas en la caja fuerte, a prueba de fuego u otro lugar donde planee guardarlas.
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Organizar el archivo del hogar
Ahora es el momento de la pila de papeleo de su hogar. Puede guardar estos documentos en carpetas de archivos almacenados en un archivador u otro lugar accesible. Pero muchas personas prefieren guardar los papeles del hogar en una carpeta con varias secciones y bolsillos. Los principales beneficios de una carpeta es que no ocupa mucho espacio y se puede almacenar y mover a donde lo necesite.
Por ejemplo, puede crear una carpeta con secciones para cupones, vales y tarjetas de regalo; recompensas y tarjetas de fidelización; recibos a los que todavía hace referencia; y manuales de usuario que ocasionalmente necesita consultar. Divida el papeleo en las categorías que mejor se adapten a su estilo de vida.
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Configurar el archivo de acción
Finalmente, abordará su categoría de acción de trámites. Debido a que estos documentos involucran elementos que deben abordarse, puede ser útil guardarlos al aire libre como un recordatorio visual para usted, en lugar de guardarlos en un archivador. Una bandeja de entrada de escritorio puede ser una buena opción para almacenar documentos de acción, pero también puede simplemente colocar los documentos en una carpeta de archivo que mantenga accesible.
Puede dividir su documentación de acción en categorías, como facturas, cartas que necesitan una respuesta, etc. Sin embargo, a menudo es más fácil tirar todos estos documentos en el mismo archivo y planear revisar ese archivo al menos una vez a la semana. En ese momento, debe tomar la acción apropiada para cada elemento. Luego, debe reciclar o triturar los elementos con los que terminó y guardar todo lo que necesite en su hogar o archivos de archivo. El objetivo es mantener su archivo de acción lo más pequeño posible.
